Informacje o przetwarzaniu danych przy kontakcie i wycenie

Administratorem danych jest KRAKEN CORPORATION SPÓŁKA Z OGRANICZONĄ ODPOWIEDZIALNOŚCIĄ. Adres: ul. Stawowa 4, 50-018 Wrocław, Polska.

Kontakt w sprawach prywatności: kontakt@formaspawu.pl.

NIP: 8971864339.

KRS: 0000773912.

REGON: 382680987.

Formularz wyceny i kontakt bezpośredni mogą obejmować imię, nazwę firmy, adres e-mail, numer telefonu, miasto, opis projektu, wymiary, preferencje materiałowe, zdjęcia, rysunki lub linki przesłane jako inspiracja oraz historię ustaleń potrzebną do obsługi zapytania.

Dane są używane do odpowiedzi na zapytanie, przygotowania orientacyjnej wyceny, doprecyzowania zakresu, prowadzenia dalszych ustaleń, obsługi zamówienia, organizacji odbioru lub dostawy oraz zabezpieczenia podstawowych interesów prawnych administratora.

Dane przetwarzamy w zakresie potrzebnym do podjęcia działań przed zawarciem umowy lub do wykonania umowy, na podstawie prawnie uzasadnionego interesu polegającego na obsłudze korespondencji i organizacji pracy oraz, gdy jest to wymagane, na podstawie obowiązków prawnych.

Dane nie są publikowane publicznie. Mogą być przetwarzane w narzędziach używanych do obsługi zapytań, takich jak poczta e-mail, arkusz CRM, komunikator dla właściciela, hosting strony oraz kopie zapasowe. Dostęp jest ograniczony do osób obsługujących zapytania i utrzymujących system.

Załączniki przechowujemy na prywatnym Dysku Google i łączymy z zapytaniem w arkuszu CRM. Na podany adres email wysyłamy potwierdzenie przyjęcia zapytania z jego numerem, bez treści załączników.

Opisy projektów, wymiary, kategorie usług, brakujące informacje i podobne dane robocze mogą być używane do przygotowania wewnętrznych szkiców odpowiedzi, podsumowań lub roboczych ofert z pomocą narzędzi AI. Nie wysyłamy do AI celowo numerów telefonu ani adresów e-mail, ale opis projektu, zdjęcie lub link mogą zawierać informacje pozwalające pośrednio zidentyfikować osobę.

AI nie przyjmuje zamówień, nie zawiera umów, nie ustala wiążącej ceny, nie kontaktuje się samodzielnie z klientem i nie uruchamia produkcji. Każdy zakres, cena i termin wymagają indywidualnego potwierdzenia przez właściciela.

Dane z niezakończonych zapytań przechowujemy przez czas potrzebny do odpowiedzi i organizacji pracy, a następnie usuwamy albo anonimizujemy, gdy nie są już potrzebne. Zapytania odrzucone lub testowe są oznaczane i usuwane albo anonimizowane szybciej, o ile nie trzeba zachować minimalnego śladu technicznego dla bezpieczeństwa lub rozliczalności.

Robocze oferty, metadane PDF i historia ustaleń są przechowywane przez okres potrzebny do obsługi sprawy oraz ochrony ewentualnych roszczeń. Logi operacyjne i kopie zapasowe są ograniczane retencją techniczną; kopie zapasowe wygasają przez normalny cykl backupów zamiast selektywnej edycji archiwum.

Możesz poprosić o dostęp do danych, ich sprostowanie, usunięcie, ograniczenie przetwarzania, sprzeciw wobec przetwarzania oraz informację o źródle danych. Prawo do przenoszenia danych stosuje się w sytuacjach przewidzianych przez RODO. Możesz także wnieść skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

Sposób zgłoszenia prośby, także w sprawie danych związanych z Facebookiem i Instagramem, opisuje instrukcja usuwania danych.

Nie zakładamy publicznej sprzedaży danych. Część dostawców technicznych, hostingowych, komunikacyjnych lub AI może jednak przetwarzać dane na infrastrukturze znajdującej się poza Europejskim Obszarem Gospodarczym albo z dostępem spoza EOG. W takim przypadku korzystamy z zabezpieczeń dostępnych u dostawcy i ograniczamy zakres danych do potrzebnego minimum.

Podanie danych jest dobrowolne, ale bez danych kontaktowych i podstawowego opisu projektu możemy nie być w stanie odpowiedzieć na zapytanie lub przygotować wyceny.